Onboarding informatique
Poste prêt, comptes créés, accès attribués et matériel livré le jour de l'arrivée.
Un nouveau collaborateur arrive lundi. Son ordinateur est commandé mais pas livré, son compte de messagerie sera créé dans la journée, et il attendra mercredi pour accéder au logiciel métier. Trois jours à lire des PDF, et une première impression de l'entreprise dont il se souviendra. L'onboarding informatique fait en sorte que tout soit prêt le premier matin.
Qu'est-ce que l'onboarding informatique ?
C'est la préparation de tout ce dont un nouveau collaborateur a besoin pour travailler dès son arrivée : poste configuré, comptes créés (messagerie, logiciels, applications métier), accès attribués aux dossiers et outils de son équipe, matériel livré (téléphone, écran, badge) et explications de base. Il suit une procédure standard, déclenchée dès que l'arrivée est confirmée.
Ce qui est inclus
Le périmètre exact de l'intervention, annoncé avant de commencer.
- Diagnostic complet et cadrage de l'intervention
- Intervention à domicile ou à distance selon votre situation
- Sauvegarde préalable des données avant toute opération à risque
- Compte rendu écrit consultable depuis votre espace client
- Conseils personnalisés pour éviter que le problème se reproduise
La liste de l'arrivée
Une procédure écrite, adaptée à votre entreprise et au poste du collaborateur :
Poste de travail préparé selon la configuration de référence, avec ses logiciels.
Compte principal (Microsoft 365, Google Workspace) avec adresse email, signature et double authentification.
Accès aux dossiers partagés, aux boîtes partagées et aux groupes de son équipe.
Applications métier : comptes créés, licences attribuées, droits adaptés à sa fonction.
Matériel annexe : téléphone professionnel, écran, casque, station d'accueil.
Imprimantes et accès au réseau, VPN pour le télétravail.
Accueil : une courte présentation des outils et des règles de sécurité.
Les droits selon la fonction, pas par copie
La tentation est de copier les droits d'un collègue « qui fait à peu près le même travail ». C'est ainsi que des stagiaires se retrouvent avec l'accès à la paie. On définit avec vous des profils par fonction (commercial, comptabilité, direction) et on attribue les accès selon ces profils, ni plus ni moins.
Comment ça fonctionne
De votre demande au compte rendu écrit.
Vous décrivez votre besoin
En quelques mots, vous expliquez la situation et nous posons les questions qui manquent.
Nous planifions l'intervention
Créneau confirmé et mode d'intervention choisi avec vous : domicile, distance, téléphone ou visio.
Le technicien intervient
Diagnostic, correction, vérification. Vous suivez l'avancement en temps réel depuis votre espace client.
Contrôle et compte rendu
Nous validons le résultat avec vous et consignons par écrit ce qui a été fait.
Ce que l'on vous demande
Peu de choses : le nom, la fonction, la date d'arrivée et l'équipe du collaborateur, idéalement quelques jours à l'avance pour commander le matériel si nécessaire. Un simple formulaire ou un email suffit. On s'occupe du reste et on vous confirme que tout est prêt la veille.
Le premier jour, le collaborateur se connecte avec ses identifiants, définit son mot de passe et configure sa double authentification, accompagné si besoin. L'ensemble des accès attribués est consigné : ce sera précieux le jour de son départ.
Pour les stagiaires et les intérimaires aussi
Les arrivées de courte durée sont souvent celles qui créent le plus de désordre : compte créé en urgence, droits trop larges, aucun suivi du départ. La procédure s'applique à elles aussi, avec une date de fin connue dès la création du compte. Le jour venu, les accès se coupent automatiquement ou on vous rappelle de les traiter, et rien ne traîne pendant des mois.
Notre façon de travailler
Ce qui distingue une intervention qui tient dans le temps d'un contournement qui reviendra dans trois mois.
Diagnostic avant action
Nous ne remplaçons rien tant que la cause n'est pas identifiée. Le symptôme n'est presque jamais le problème.
Sauvegarde avant modification
Toute opération à risque est précédée d'une copie de vos données. La règle ne souffre aucune exception.
Explications sans jargon
Vous repartez en comprenant ce qui s'est passé et ce qui évitera que cela recommence.
Un périmètre complet
Poste, réseau, messagerie, cloud, sécurité, web. Traiter ces sujets séparément mène à de faux diagnostics.
Quel coût pour l'onboarding ?
L'onboarding peut être intégré à un contrat de support informatique ou d'infogérance, ou facturé à chaque arrivée. La mise en place de la procédure et des profils par fonction fait l'objet d'un devis. Le devis détaille ce qui est compris, étape par étape, ainsi que ce qui ne l'est pas, pour qu'il n'y ait aucune surprise au moment de la facture.
Nous accompagnons des entreprises de Paris et des Hauts-de-Seine : La Défense, Courbevoie, Puteaux, Issy-les-Moulineaux, Boulogne-Billancourt, Neuilly-sur-Seine et les arrondissements parisiens. Pour les collaborateurs en télétravail, le poste peut être livré prêt à l'emploi.
Questions fréquentes
Pourquoi formaliser l'arrivée des collaborateurs ?
Parce qu'une arrivée improvisée coûte des jours de productivité, donne une mauvaise image et crée des failles de sécurité (droits trop larges, mots de passe partagés « en attendant »). Une procédure écrite rend chaque arrivée identique, quel que soit celui qui s'en occupe.
Le pendant de l'arrivée est le départ : l'offboarding retire les accès et récupère le matériel. La gestion des comptes utilisateurs et des droits d'accès en est le socle.
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