Exchange Online
Administration des boîtes, alias, groupes, règles de flux et politiques de rétention.
Le nouveau commercial doit recevoir les emails de contact@. L'ancienne assistante est partie, mais ses clients lui écrivent encore. Les messages contenant « facture » doivent arriver aussi à la comptabilité. Toutes ces demandes se règlent dans Exchange Online, le moteur de messagerie de Microsoft 365, à condition de savoir où chercher.
Qu'est-ce qu'Exchange Online ?
C'est le service de messagerie de Microsoft 365 : il héberge les boîtes aux lettres, les calendriers et les contacts, et gère l'acheminement des emails. Son administration permet de créer des boîtes partagées, des alias et des groupes, de définir des règles de flux à l'échelle de l'entreprise, de gérer la rétention et l'archivage, et de régler la sécurité de la messagerie.
Ces réglages se font une fois, correctement, et vous font gagner du temps chaque semaine.
Ce qui est inclus
Le périmètre exact de l'intervention, annoncé avant de commencer.
- Diagnostic complet et cadrage de l'intervention
- Intervention à domicile ou à distance selon votre situation
- Sauvegarde préalable des données avant toute opération à risque
- Compte rendu écrit consultable depuis votre espace client
- Conseils personnalisés pour éviter que le problème se reproduise
Ce que l'on administre pour vous
Boîtes aux lettres : création, quotas, archivage en ligne, conversion d'une boîte d'un collaborateur parti en boîte partagée.
Alias et adresses supplémentaires pour un même utilisateur.
Boîtes partagées (contact@, factures@) avec les bons droits d'accès et d'envoi.
Groupes et listes de diffusion, internes ou ouverts à l'extérieur.
Règles de flux : copie automatique, avertissement sur les emails externes, ajout de mentions légales, blocage de certaines pièces jointes.
Rétention et conservation : durée de conservation des messages, suppression automatique, conservation légale.
Délégations : accès à l'agenda ou à la boîte d'un collègue.
Salles et ressources réservables.
Boîte partagée ou groupe : lequel choisir ?
Une boîte partagée convient quand plusieurs personnes traitent les mêmes messages et répondent au nom de l'adresse commune (support, accueil). Un groupe convient quand chacun doit recevoir une copie dans sa propre boîte (une équipe projet). Le mauvais choix crée des doublons ou des messages qui ne sont lus par personne. On choisit avec vous selon l'usage.
Comment ça fonctionne
De votre demande au compte rendu écrit.
Vous décrivez votre besoin
En quelques mots, vous expliquez la situation et nous posons les questions qui manquent.
Nous planifions l'intervention
Créneau confirmé et mode d'intervention choisi avec vous : domicile, distance, téléphone ou visio.
Le technicien intervient
Diagnostic, correction, vérification. Vous suivez l'avancement en temps réel depuis votre espace client.
Contrôle et compte rendu
Nous validons le résultat avec vous et consignons par écrit ce qui a été fait.
Les problèmes de messagerie que l'on résout
Messages qui n'arrivent pas, rejets inexpliqués, emails classés en indésirables chez vos correspondants, boîtes qui atteignent leur quota, règles de transfert suspectes ajoutées par un pirate : on analyse le suivi des messages dans la console d'administration, qui retrace le parcours de chaque email, et on corrige la cause.
On vérifie aussi la configuration du domaine (SPF, DKIM, DMARC), souvent responsable des problèmes de délivrabilité. Pour Outlook côté utilisateur (profil, synchronisation, signatures), voyez la page Outlook.
Notre façon de travailler
Ce qui distingue une intervention qui tient dans le temps d'un contournement qui reviendra dans trois mois.
Diagnostic avant action
Nous ne remplaçons rien tant que la cause n'est pas identifiée. Le symptôme n'est presque jamais le problème.
Sauvegarde avant modification
Toute opération à risque est précédée d'une copie de vos données. La règle ne souffre aucune exception.
Explications sans jargon
Vous repartez en comprenant ce qui s'est passé et ce qui évitera que cela recommence.
Un périmètre complet
Poste, réseau, messagerie, cloud, sécurité, web. Traiter ces sujets séparément mène à de faux diagnostics.
Quel coût pour l'administration Exchange Online ?
L'administration ponctuelle est facturée à l'intervention, et une grande partie se fait à distance. Pour une gestion continue (arrivées, départs, demandes courantes), elle peut être intégrée à un contrat de support informatique. Le tarif est établi sur devis, après un premier échange sur votre besoin, et vous le connaissez avant le début des travaux.
Nous administrons la messagerie d'entreprises de Paris et des Hauts-de-Seine : La Défense, Puteaux, Courbevoie, Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Levallois-Perret et les arrondissements d'affaires.
Les signes d'un compte compromis
Une règle de transfert vers une adresse externe que personne n'a créée, des emails envoyés depuis la boîte sans que l'utilisateur les ait écrits, des connexions depuis un pays où personne ne travaille : ce sont des signes classiques de piratage. Exchange Online permet de les repérer. Lors de nos interventions, on vérifie systématiquement ces points, et on peut configurer des alertes pour être prévenu immédiatement à l'avenir.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les emails ?
Ça dépend de votre activité et de vos obligations. Certains échanges ont une valeur de preuve (contrats, commandes), d'autres contiennent des données personnelles qu'il ne faut pas conserver indéfiniment. Les stratégies de rétention d'Exchange Online permettent d'appliquer une règle automatique. On en définit une avec vous, en cohérence avec vos obligations.
Pour l'ensemble de l'environnement, voyez Microsoft 365, et pour protéger le contenu des boîtes, la sauvegarde cloud.
Une demande sur votre messagerie ? Contactez-nous.
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