Automatisation administrative
Saisie, classement, relances et reporting automatisés pour libérer du temps administratif.
Saisir des factures, classer des justificatifs, relancer les impayés, préparer le tableau mensuel pour l'expert-comptable, renommer des fichiers scannés. Dans une petite entreprise, l'administratif mange des journées entières, souvent celles du dirigeant lui-même. L'automatisation administrative rend ce temps.
Quelles tâches administratives peut-on automatiser ?
La saisie de documents (factures, bons de commande, notes de frais), le classement des pièces dans les bons dossiers, les relances clients et fournisseurs, la préparation des exports pour la comptabilité, le reporting régulier et la gestion des demandes entrantes. L'IA s'occupe de lire et comprendre les documents. L'automatisation les fait circuler entre vos outils.
Le principe est simple : l'humain décide, la machine recopie.
Ce qui est inclus
Le périmètre exact de l'intervention, annoncé avant de commencer.
- Diagnostic complet et cadrage de l'intervention
- Intervention à domicile ou à distance selon votre situation
- Sauvegarde préalable des données avant toute opération à risque
- Compte rendu écrit consultable depuis votre espace client
- Conseils personnalisés pour éviter que le problème se reproduise
Des exemples concrets
Factures fournisseurs : reçues par email, lues automatiquement, renommées, classées par fournisseur et par mois, montants extraits dans un tableau pour le comptable.
Notes de frais : photo du ticket depuis le téléphone, extraction du montant et de la TVA, ajout au relevé du collaborateur.
Relances d'impayés : repérage des factures échues, relance polie à J+7, plus ferme à J+21, alerte au dirigeant ensuite.
Courrier scanné : classement automatique par type (impôts, banque, fournisseurs, social) et alerte sur ce qui demande une action.
Préparation comptable : export mensuel prêt pour l'expert-comptable, avec les pièces jointes.
Les documents restent sous votre contrôle
Les automatisations travaillent dans vos outils et vos espaces de stockage. Les documents ne sont pas conservés ailleurs que là où vous le décidez, et les modèles d'IA utilisés le sont dans des conditions professionnelles qui excluent l'entraînement sur vos données.
Comment ça fonctionne
De votre demande au compte rendu écrit.
Vous décrivez votre besoin
En quelques mots, vous expliquez la situation et nous posons les questions qui manquent.
Nous planifions l'intervention
Créneau confirmé et mode d'intervention choisi avec vous : domicile, distance, téléphone ou visio.
Le technicien intervient
Diagnostic, correction, vérification. Vous suivez l'avancement en temps réel depuis votre espace client.
Contrôle et compte rendu
Nous validons le résultat avec vous et consignons par écrit ce qui a été fait.
Une mise en place progressive
On commence par une seule tâche, la plus pénible. On la fait tourner en parallèle de votre méthode actuelle pendant quelques semaines, pour vérifier que rien ne se perd et que les données extraites sont justes. Ensuite seulement, elle prend le relais, et on passe à la suivante.
Les cas que l'automatisation ne sait pas traiter (document illisible, fournisseur inconnu, montant incohérent) sont mis de côté et vous sont signalés. Vous gardez la main sur les exceptions, et seulement sur elles.
La logique technique est commune avec l'automatisation par l'IA plus générale.
Ce qui change pour la personne qui faisait la tâche
Elle ne disparaît pas du processus, elle change de rôle : au lieu de saisir, elle vérifie les cas signalés et supervise. On l'associe au projet dès le départ, parce que c'est elle qui connaît les pièges (le fournisseur qui envoie ses factures en deux PDF, le client qui paie toujours en retard mais toujours). Son expérience rend l'automatisation fiable, et elle en est souvent la première convaincue quand elle voit les heures récupérées.
Notre façon de travailler
Ce qui distingue une intervention qui tient dans le temps d'un contournement qui reviendra dans trois mois.
Diagnostic avant action
Nous ne remplaçons rien tant que la cause n'est pas identifiée. Le symptôme n'est presque jamais le problème.
Sauvegarde avant modification
Toute opération à risque est précédée d'une copie de vos données. La règle ne souffre aucune exception.
Explications sans jargon
Vous repartez en comprenant ce qui s'est passé et ce qui évitera que cela recommence.
Un périmètre complet
Poste, réseau, messagerie, cloud, sécurité, web. Traiter ces sujets séparément mène à de faux diagnostics.
Combien coûte l'automatisation administrative ?
Le coût dépend des tâches automatisées et des outils déjà en place. Un devis est établi après avoir observé votre fonctionnement. S'ajoute le coût d'utilisation des services d'IA et d'automatisation, que l'on estime pour qu'il reste bien inférieur au temps gagné.
Nous accompagnons des dirigeants de TPE, des indépendants et des cabinets à Paris et dans les Hauts-de-Seine : Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Neuilly-sur-Seine, Levallois-Perret, Rueil-Malmaison, Antony et ailleurs.
Questions fréquentes
Mon logiciel de comptabilité fait-il déjà tout ça ?
Parfois en partie. Beaucoup de logiciels récents lisent les factures et proposent des rapprochements bancaires. On commence par regarder ce que vos outils savent déjà faire : activer une fonction existante coûte moins cher que construire une automatisation. On complète ensuite ce qui manque.
Pour les documents complexes ou volumineux, voyez le traitement de documents. Pour faire communiquer vos logiciels, l'intégration d'API.
Trop de temps passé sur l'administratif ? Contactez-nous.
Et si l'automatisation ne fait pas gagner de temps, on vous le dit.
Souvent demandé avec cette prestation
Automatisation administrative
Décrivez votre situation en deux minutes, nous vous proposons un créneau et un mode d'intervention adaptés.